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費用報銷草率任性 財務背鍋冤不冤?

云帳房 · 2019.05.06

 案例

    近日,武漢市稅務局對轄區內企業發布了一則稅務行政處罰決定書。原因是該企業“在2016年間擴大抵扣范圍,多抵扣進項稅額,同時在16年稅前列支不符合稅收規定的費用,未按規定進行納稅調整。”

  

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  根據稅局出具的行政處罰決定書可以看出,該企業在2016年虛假列支了一筆會議費。稅局應該是根據《會務費協議》發現了異常。


  經稅局調查后,該企業財務負責人已確認該筆費用為虛假的協議,稅收違法證據已經復印并經財務負責人簽字確認。最終,稅局認定該《會務費協議》為虛假的協議,該筆費用不符合稅法真實性的規定,根據《中華人民共和國企業所得稅法》第八條和《中華人民共和國企業所得稅法實施條例》第二十七條的規定,本次檢查調增應納稅所得額158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。


  案例啟示一:費用報銷要注意審查實質要件


  加強企業開支相關實質性要件的審核工作,是企業不斷完善內部控制制度的重要組成部分,同時也是企業所得稅法判斷是否準予稅前扣除的重要依據,是證明企業支出是否與企業取得收入有關,是否合理的重要條件。因此,光靠一張發票,并不足以支撐業務的真實、合理,如果光靠一張發票入賬,無論是在企業內部控制管理上,還是在稅務管理上,都存在漏洞和風險。那么,還有哪些事項需要財務人員除了審核發票外,還要注意審核實質要件呢?


  1實物資產


  如:購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等,是否有入庫單、入庫單簽章、審批手續是否齊全,是否有采購合同,是否有質量驗收合格證明、發票日期和發票金額是否與采購合同對應,是否有從第三方開票,是否舍近求遠采購,成本費用率是否明顯超過行業合理水平。


  2租金發票


  是否有行政辦公部門審核確認手續,是否有房屋租賃合同、發票日期金額是否與租賃合同吻合。


  3業務招待費


  業務招待費報銷,是否有經辦人、部門經理甚至公司總經理審核簽批,大額發票是否有消費清單。大額發票是稅務稽查重大,如果沒有清單,可能會認為虛假消費。


  4差旅費


  差旅費報銷單內容是否填寫齊全,所附的車票是否為去出差地的車票、餐飲、住宿、交通費發票是否為出差地的發票、人員和人員名單是否與派出的人數相吻合。


  5會議費


  會議費報銷、是否有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料,是否有與會議無關費用(如旅游費)列支。就比如案子所述,會務費就一個發票和合同,14萬的開支,明細等這些都沒有,肯定是不可以的!稅務不查你查誰?


  6工資薪金


  是否有考勤記錄、招聘合同、是否扣繳了工資薪金的個人所得稅,工資數額是否與勞動合同和考勤紀律相吻合。


  7運費


  運費報銷,是否有運費報銷單,起運地和運達地是否與運費報銷單相吻合,是否由起運地和運達地以外的車輛運輸、運輸價格是否波動較大


  8油費


  加油費報銷,報銷的加油費是否為本公司車輛,本公司賬面上是否有車輛,加油費總額是否超過了車輛理論行車的最大油耗量。


  9水電費


  水電費報銷,發票上的字碼是否與水表、電表的字碼相符,是否與本公司的產能相吻合。有的企業賬面反映產量很少,但水電費卻很高。


  案例啟示二:財務如何加強費用報銷審核?


  1簽字問題


  比如費用報銷單或差費報銷單上簽字不齊全,部門負責人沒有簽字或財務負責人沒有簽字。


  要求:費用報銷單或差費報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均要簽字,分公司當地沒有財務的,兼職財務人員在財務負責人處簽字,部門負責人為分公司經理。


  2填寫不規范問題


  1)小寫金額與人民幣符號之間有空格;


  要求:小寫金額與人民幣符號不得有空格,不得連筆,正確寫法¥100.00;錯誤寫法:¥100。


  2)大寫金額無數字部分沒有用零或?補齊;


  要求:大寫金額無數字部分用零或?補齊。


  3)報銷單上字跡有涂改和勾抹;


  要求:報銷單不得涂改,如有錯誤,需要重新填寫。


  4)大寫金額書寫有誤;


  要求:金額填寫規范,無書寫錯誤;大寫數字示例:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬。


  5)大寫金額與小寫金額不一致;


  要求:小寫金額與大寫金額保持一致。


  6)項目填寫不完整,報銷部門、報銷日期、附件張數有漏填寫的;


  要求:項目要填寫完整,報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數要填寫完整。


  3原始單據問題


  1)取得發票上沒有加蓋銷售方發票章;


  要求:發票上要蓋有銷售方發票專用章,并且與銷售方名稱一致,否則不得報銷。


  2)取得收據上沒有加蓋銷售方財務章;


  要求:收據上要求蓋有銷售方財務章,沒有財務章不得報銷。


  3)出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票連號或同一號段報銷;


  要求:出差日期和行程不同,報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷。


  4)報銷的手撕非機打車票上沒有國稅監制章;或雖有國稅監制章,但是沒有防偽識別碼或水印;


  要求:手撕非機打車票要印有國稅監制章,并且有防偽識別碼或水印;


  4報銷單粘貼問題


  1)票據粘貼雜亂無章;


  要求:票據先分類,再按時間排序,依次粘貼到粘貼單上;小張的票據需要均勻的粘貼,不能厚薄不均,確保單據平整。


  2)票據使用訂書機裝訂、固體膠粘貼;


  要求:要用膠水粘貼附件。


  3)火車票上日期、票價重要信息,被膠水粘住,無法查看;


  要求:票據上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住,要保證票據信息可見可查。


  注:本文根據武漢稅務、稅來稅往整理而成


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